Ogólny opis

1. Właściciel pojazdu zarejestrowanego jest obowiązany zawiadomić w terminie nieprzekraczającym 30 dni starostę (w miastach na prawach powiatu - prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce jego zamieszkania o zmianie stanu faktycznego wymagającej zmiany danych zamieszczonych w dowodzie rejestracyjnym.
2. Dowód rejestracyjny i pozwolenie czasowe są wydawane za opłatą. Opłatę pobiera organ dokonujący rejestracji.
3. W celu zawiadomienia starosty (prezydenta miasta) o zmianie numeru podwozia lub ramy (w tym przypadku następuje wymiana dowodu rejestracyjnego) należy złożyć stosowny wniosek wraz z wymaganymi dokumentami.
4. Właściciel pojazdu ma obowiązek ubezpieczenia pojazdu, w ramach ubezpieczenia OC.

Wymagane dokumenty

1. Wypełniony formularz wniosku.
2. Dowód wniesienia (uiszczenia) opłaty skarbowej.
3. W przypadkach zmiany numeru z powodu wymiany danego zespołu:
   1. Dowód własności na określony zespół.
   2. Oraz:
      1. Dowód rejestracyjny pojazdu, z którego dany zespół pochodzi - jeżeli podwozie lub rama pochodzi z pojazdu zarejestrowanego na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
      2. Zaświadczenie wystawione przez organ rejestrujący właściwy ze względu na miejsce rejestracji pojazdu, z którego pochodzi zespół - jeżeli podwozie lub rama pochodzi z pojazdu zarejestrowanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
      3. Odprawa celna - jeżeli podwozie lub rama jest sprowadzona z terytorium państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej i nie została kupiona od podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie obrotu pojazdami lub ich częściami.
      4. Dokument potwierdzający prowadzenie przez sprzedającego działalności związanej z obrotem pojazdami lub ich częściami - kopia zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub kopia wyciągu z KRS - jeżeli podwozie lub rama została zakupiona u podmiotu gospodarczego prowadzącego taką działalność. W przypadku, gdy podwozie lub rama zostały sprowadzone przez ten podmiot spoza Unii Europejskiej - dowód własności winien zawierać adnotację określającą datę, numer dowodu odprawy celnej oraz organ celny który dokonał odprawy.
4. Dowód rejestracyjny.
5. Zaświadczenie ze Stacji Kontroli Pojazdów dotyczące odczytu numeru podwozia lub ramy (w przypadkach wymiany zespołu na zespół nie posiadający nadanych cech identyfikacyjnych należy wcześniej wystąpić o nadanie tych cech oraz ustalenia nowych parametrów technicznych (jeżeli zachodzi taka konieczność), z opisem zmian dokonanych w pojeździe.
6. Dokument określający tożsamość właściciela:
   1. Osoba fizyczna: dowód osobisty.
   2. Osoby prawne:
      1. Dokumenty upoważniające do reprezentowania podmiotu wraz z dowodem osobistym.
   3. Osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki cywilne:
      1. Dokument tożsamości - dla każdej osoby fizycznej, na którą jest zarejestrowany pojazd lub upoważnienia w razie ich nieobecności.
      2. Umowa spółki zarejestrowana w Urzędzie Skarbowym - w przypadku spółki cywilnej.
7. Umowa obowiązkowego ubezpieczenia OC (do wglądu).
8. Pełnomocnictwo - w przypadku ustanowienia pełnomocnika (oryginał lub urzędowo poświadczony odpis) wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej.

Dokumenty wymienione powyżej są dokumentami które najczęściej są używane podczas zgłaszania zmian technicznych pojazdu – lecz w sprawach szczególnie skomplikowanych po weryfikacji dokumentacji w Urzędzie może być konieczne dostarczenie dokumentów, które nie są wymienione w powyższym wykazie

Sposób dostarczania dokumentów

1. Wymagane dokumenty należy dostarczyć do urzędu na jeden z poniższych sposobów:
   1. Przesłać drogą elektroniczną przy pomocy skrzynki kontaktowej ePUAP
      wybierając formularz/ / usługę "pismo ogólne do urzędu" opatrując go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.
   2. Przesłać pocztą tradycyjną (dla celów dowodowych zaleca się przesłanie listem poleconym).
   3. Złożyć osobiście w urzędzie w godzinach jego pracy.
2. Dokumenty do wglądu należy przedstawić:
   1. W sytuacji bezpośredniego kontaktu z urzędem - przy składaniu wniosku.
   2. W sytuacji korzystania ze skrzynki ePUAP - dostarczyć bezpośrednio do urzędu, jako uzupełnienie wcześniej przesłanego wniosku.
3. Dokumenty, które mają być dostarczone w oryginałach lub uwierzytelnionych kopiach należy złożyć bezpośrednio w urzędzie lub przesłać pocztą tradycyjną.
4. W przypadku braków formalnych w dostarczonych dokumentach Wnioskodawca zostanie pisemnie wezwany do ich uzupełnienia w terminie nie krótszym niż 7 dni.

Opłaty

1. Opłata dokonanie zmian w dowodzie rejestracyjnym - wydanie nowego dowodu rejestracyjnego: 54 PLN.
2. Opłata skarbowa za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii: 17 PLN od każdego stosunku pełnomocnictwa. Z opłaty zwolnione są pełnomocnictwa udzielane: małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.
3. Opłatę w wymaganej wysokości należy wpłacić na konto urzędu przelewem, przekazem pocztowym lub bezpośrednio w kasie urzędu.
4. Termin wniesienia opłaty: najpóźniej w dniu składania wniosku.

Terminy i sposób załatwienia sprawy

1. Niezwłocznie, po złożeniu wymaganych dokumentów, dokonywana jest adnotacja w dowodzie rejestracyjnym  zgodnie z wnioskiem.
2. W przypadku pozytywnej weryfikacji dokumentów organ rejestrujący zamawia dowód rejestracyjny w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych.
3. Wydanie dowodu rejestracyjnego następuje po uprzednim zwrocie dotychczasowego dowodu rejestracyjnego i okazaniu potwierdzenia zawarcia umowy ubezpieczenia OC.
4. Dokument odbierany jest osobiście, przez umocowanego pełnomocnika za okazaniem dowodu osobistego lub za pośrednictwem poczty, za potwierdzeniem odbioru (na koszt właściciela).
5. O formie odbioru decyduje Wnioskodawca w formularzu wniosku.

Informacje na temat przebiegu sprawy

1. Wszelkie informacje na temat przebiegu sprawy można uzyskać kontaktując się z urzędem osobiście.
2. Informacje można uzyskać również telefonicznie.
3. Na stronie internetowej https://info-car.pl/infocar/dowod-rejestracyjny/sprawdz-status.html podając 5 ostatnich znaków numeru nadwozia wraz z numerem rejestracyjnym pojazdu.